Juridische zaken zijn afspraken, geen logica. Dit is eigenlijk de belangrijkste reden waarom webdesigners zich vaak niet aan de regels houden. Je eigen risico? Zeker. Maar wanneer je er ook je klanten mee in de problemen brengt, is er toch echt wel wat aan de hand. Daarom krijg je in deze blogpost de antwoorden op de 10 belangrijkste juridische vragen die elke webdesigner heeft van mr. Charlotte Meindersma, eigenaar van Charlotte’s Law.
- Ben je verplicht een verwerkersovereenkomst aan te bieden?
- Mag je de website offline halen als een factuur niet betaald is?
- Mag je algemene voorwaarden met een link aanbieden?
- Ben je als webdesignbureau aansprakelijk voor de vertraging in een project?
- Ben je met een onderhoudscontract altijd verantwoordelijk voor de werking van de website?
- Mag je je eigen naam toevoegen aan de website?
- Zijn een cookie- en privacyverklaring verplicht?
- Hoe kun je klanten het beste met cookies helpen?
- Hoe ga je om met externe licenties?
- Je klanten zijn je grootste risico, hoe verklein je dat?
1. Ben je verplicht een verwerkersovereenkomst aan te bieden?
Een verwerkersovereenkomst is nodig wanneer je bij persoonsgegevens kunt die jouw klant heeft verzameld. Ook al doe je niets met die persoonsgegevens, het enige feit dat je erbij kunt, maakt die verwerkersovereenkomst nodig.
Het is dus zeker niet in alle gevallen noodzakelijk dat er ΓΌberhaupt een verwerkersovereenkomst wordt gesloten. Voor het verwerken van de persoonsgegevens van jouw klant of de gegevens van de contactpersoon bij jouw klant, heb je nog geen verwerkersovereenkomst nodig. Dan volstaat een privacyverklaring.
Wanneer je helemaal from scratch een website, webwinkel of online leeromgeving bouwt voor je klant, heb je waarschijnlijk nog niet te maken met persoonsgegevens van de klanten van jouw klant. Maar pleeg je onderhoud aan een website waar bijvoorbeeld accountgegevens van klanten of bestelgegevens van consumenten in te zien zijn, dan is er wel een verwerkersovereenkomst nodig.
Zowel jij als webdesignbureau als jouw klant hebben de verplichting de verwerkersovereenkomst te sluiten. Het is niet zo dat een van de partijen daar een grotere verantwoordelijkheid in heeft.
Het is natuurlijk wel verstandig om hem zelf aan te bieden, omdat je dan volledig de hand hebt over de inhoud ervan en je met al je klanten dezelfde afspraken kan maken.
Het is niet nodig dat je echt een aparte overeenkomst aanbiedt. De noodzakelijke bepalingen kun je ook gewoon opnemen in je bestaande contract of algemene voorwaarden en klaar is Kees.
2. Mag je de website offline halen als een factuur niet betaald is?
Als webdesigner, hostingpartij of wanneer je een website onderhoudscontract aanbiedt, heb je eigenlijk alle macht over je klant, zoals de secretaresse alle macht heeft over de overspelige directeur. Dat je die macht hebt, betekent nog niet dat je hem ook in mag zetten.
Worden je facturen niet betaald, betekent dat niet direct dat je een website ook offline of anderszins ontoegankelijk mag maken. Juridisch staan namelijk de betalingsverplichting van jouw klant en jouw verplichting om de website, hosting of het onderhoud te leveren, los van elkaar. Levert een van beide niet, is dat een wanprestatie en daar hangen dan weer allerlei juridische mogelijkheden aan, zoals recht op schadevergoeding of het ontbinden van de overeenkomst.
Wil je toch graag die website offline kunnen halen wanneer er niet op tijd betaald wordt? Dit kun je regelen. In je algemene voorwaarden, die je natuurlijk keurig al met de offerte hebt meegestuurd en niet pas bij de factuur, kun je allerlei regels opnemen over de gevolgen van niet of niet tijdige betaling. Het offline halen van een website is er daar een van. Als je zakelijke klanten hebt, kun je hier strenger in zijn dan bij consumenten.
3. Mag je algemene voorwaarden met een link aanbieden?
Als we het dan toch over die algemene voorwaarden hebben…
Deze moet je ‘ter hand stellen‘. Ze zijn gewoon de afspraken die je maakt, dus dat doe je in elk geval altijd vooraf. Je klant hoeft de algemene voorwaarden niet gelezen te hebben, maar ze moeten er wel mee akkoord gaan.
Verwijs daarom in je offerte naar je algemene voorwaarden en zeg erbij dat ze van toepassing zijn.
Je mag met een URL naar de algemene voorwaarden verwijzen en natuurlijk mag je daar ook een werkende hyperlink van maken. Het is vooral belangrijk dat, ook als mensen niet op de link klikken, ze toch weten waar ze de algemene voorwaarden kunnen vinden. Vandaar dat je de URL moet vermelden of anderszins zou moeten uitleggen hoe mensen gemakkelijk de algemene voorwaarden kunnen vinden. ‘Zie de algemene voorwaarden op de website’ is dus niet voldoende.
Houd er ook rekening mee dat de algemene voorwaarden opgeslagen moeten kunnen worden. Bied het daarom bijvoorbeeld als PDF of ander gebruikelijk en eenvoudig leesbaar bestandsformaat aan.
4. Ben je als webdesignbureau aansprakelijk voor de vertraging in een project?
Ok, hier komt eerst het standaard antwoord van een jurist: dat hangt ervan af.
Het hangt af van de planning en of die wel realistisch was. Natuurlijk hangt het er ook vanaf door wie de vertraging is ontstaan. Moest de klant iets leveren, maar heb je dat niet op tijd ontvangen, dan ben je niet altijd aansprakelijk voor de vertraging en de (gevolg)schade die dat oplevert.
Belangrijk daarbij is wel dat je erg duidelijk bent over de planning en over wat je wanneer precies van je klant verwacht.
In de algemene voorwaarden kun je vervolgens uitleggen wat het gevolg is wanneer je klant niet op tijd geleverd heeft. Neemt de vertraging toe met dezelfde hoeveelheid tijd als de klant te laat was met het aanleveren van informatie of het nemen van een beslissing of moet jij zodanig je planning omgooien dat jullie daar samen nieuwe afspraken over moeten maken? Bijna alles is mogelijk, als je er maar duidelijk over bent.
5. Ben je met een onderhoudscontract altijd verantwoordelijk voor de werking van de website?
Het mooie van een onderhoudscontract is dat je natuurlijk zelf kunt bepalen wat je precies levert en belooft. Zo zou je zelfs verschillende niveaus aan WordPress onderhoud kunnen aanbieden, waarbij uiteraard jouw aansprakelijkheid en je verantwoordelijkheden ook toenemen, naarmate het niveau van het onderhoudscontract toeneemt.
Let vooral op wat je belooft. Garandeer niet meer dan je waar kunt maken. Een marketingpraatje is leuk en het werkt goed, zolang alles goed gaat, maar als het achteraf overdreven bleek te zijn, dan noemen we het misleiding en ben je de pineut.
Denk eraan dat wat voor jou logisch is, dat voor je klant niet is. Wanneer pleeg je onderhoud? Hoe snel zorg je voor updates wanneer er een nieuwe versie van WordPress of van een plugin is uitgerold? Wat als er daardoor iets stuk gaat? Hoe snel repareer je dat dan?
Wat mag jouw klant zelf nog aan de website klussen, wanneer ze een onderhoudscontract bij je hebben afgenomen? Of sluit je uit dat je hun eigen aanpassingen en de gevolgen daarvan zult onderhouden?
Kortom, behandel je onderhoudscontract als een soort verzekering en leg duidelijk uit wat er wel onder valt en wat niet. Bekijk het vanuit de leek die niet begrijpt wat je werkelijk doet en die alleen maar op zoek is naar een werkende website, zonder bugs en zonder ingangen voor hack-pogingen.
6. Mag je je eigen naam toevoegen aan de website?
Het recht op naamsvermelding heb je, wanneer je auteursrecht hebt. In alle andere gevallen heb je geen recht op naamsvermelding, al kun je ook hierover natuurlijk afspraken maken in je contract of algemene voorwaarden.
Je hebt auteursrecht op dat wat creatief is. Je hebt het vooral niet op dat wat technisch noodzakelijk is om tot een bepaald resultaat te komen. Het kan goed zijn dat je als webdesigner weliswaar veel creativiteit toevoegt, maar niet alles aan jou is toe te schrijven. Dan kan er sprake zijn van gezamenlijk makerschap en heb niet alleen jij recht op naamsvermelding, maar de andere persoon ook.
Dit is overigens geen recht op een (do-follow) link. Het gaat echt alleen om de naam van je webdesignbureau. Je hebt ook niet per se het recht om in de footer en dus op elke pagina vermeld te worden. In een colofon of op een creditpagina is ook voldoende.
7. Zijn een cookie- en privacyverklaring verplicht?
Een cookieverklaring is altijd verplicht wanneer er cookies of vergelijkbare technieken gebruikt worden. Over alle cookies moet geΓ―nformeerd worden in een cookieverklaring. Deze cookieverklaring moet vanaf elke pagina oproepbaar zijn. Een pop-up of iets dergelijks is daarbij geen verplichting.
Een privacyverklaring op de website is verplicht wanneer er ook via de website persoonsgegevens worden verzameld. IP-adressen zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens ook al persoonsgegevens. Maar ook wanneer er bijvoorbeeld de mogelijkheid is om een reactie achter te laten of contactformulier in te vullen, is er al een privacyverklaring nodig.
Zorg ervoor dat deze in elk geval duidelijk wordt aangeboden, waar ook actief persoonsgegevens worden verzameld. Bijvoorbeeld in of dichtbij een contactformulier of bij de knop om een reactie in te kunnen vullen en uiteraard in het bestelproces van een webwinkel.
8. Hoe kun je klanten het beste met cookies helpen?
De ePrivacy Verordening die in aantocht is, verbiedt hoogstwaarschijnlijk de cookiewalls. De Autoriteit Persoonsgegevens vindt zelfs al dat deze nu verboden zijn. Kortom, elke website moet toegankelijk zijn, ook als de cookies niet worden geaccepteerd.
Alleen voor cookies en vergelijkbare technieken, waarvoor toestemming nodig is voor ze geplaatst worden, heb je eerst toestemming nodig. Denk bijvoorbeeld aan trackingcookies, affiliate cookies of cookies waarmee profielen gebouwd kunnen worden. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de Facebook-pixel.
Voor noodzakelijke cookies en first party Analytics cookies is geen toestemming nodig. Noodzakelijk moet je echt lezen als strikt noodzakelijk. Niet als nuttig of handig. Denk bijvoorbeeld aan cookies die onthouden welke producten er in een winkelmandje gedaan zijn of dat iemand gedurende een sessie ingelogd kan blijven.
Leg je klanten vooral uit wat echt noodzakelijk is en waar er een keuze gemaakt kan worden of waar jij voor iets gekozen hebt. Belangrijk is vooral dat je jouw klant hierover informeert, zodat er een fatsoenlijke cookieverklaring geschreven kan worden.
Zorg ook voor een goede manier waarop toestemming gevraagd kan worden voor het plaatsen van cookies. Plaats de cookies waarvoor toestemming nodig is nog niet voor je die toestemming verkregen hebt. Je mag kiezen voor een ‘alles accepteren of instellen’-keuze, zolang bij de keuze-optie er maar niets vooraf is aangevinkt. Voor noodzakelijke cookies geef je uiteraard helemaal de keuze niet, die worden gewoon geplaatst wanneer ze nodig zijn.
9. Hoe ga je om met externe licenties?
Heeft je klant een thema, template of plugin nodig van een derde partij? Het liefst zorg je er natuurlijk voor dat deze op naam van je klant komen te staan, zodat hier nooit problemen mee kunnen ontstaan.
Heb je een individuele licentie voor je klant aangekocht, omdat dit op dat moment het meest praktisch was? Zorg ervoor dat je dit nooit eerder doet dan dat je weet hoe je praktisch gezien de licenties over kunt dragen. Sommige aanbieders bieden de mogelijkheid om bij hen ook te melden van wie de licentie is. Kan dat niet, zet dan onderling op papier dat de licentie is aangekocht en wordt overgedragen. Dat kan zeer eenvoudig, hoeft niet meer te zijn dan een of anderhalf A4tje, maar je moet het wel doen.
Heb je een developerlicentie, waarmee je dus ook een sublicentie aan je klant mag verlenen? Leg dit dan goed vast en maak afspraken met je klant over het gebruik en de geldigheid van de licentie. Hoe ziet jullie samenwerking er bijvoorbeeld uit?
Wanneer verloopt de licentie en wat kan de klant doen om de licentie te verlengen of moet de klant op een later moment alsnog zelf een licentie aanschaffen?
10. Je klanten zijn je grootste risico, hoe verklein je dat?
Alleen met klanten kun je geld verdienen. Tegelijkertijd zijn ze je grootste vijand en grootste risico. Dat moet je dus tot een minimum zien te beperken. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan.
Allereerst moet je natuurlijk vooral duidelijk communiceren. Zorg dat je jargon vermijdt. Besef dat wat voor jou logisch is, voor jouw klant niet per se ook logisch is. Bespreek daarom ook zeker alles dat voor jou voor de hand liggend is en waarvan je eigenlijk vindt dat het niet besproken zou hoeven worden.
Leg al je afspraken duidelijk vast. Schrijf op wat je bedoelt. Schrijf in normaal Nederlands. Neem er liever te veel dan te weinig ruimte voor. Ik begrijp de wens om het kort te houden, maar als daardoor bepaalde zaken onbesproken blijven, sla je jezelf later voor het hoofd wanneer het mis gaat. Neem dus liever de ruimte, zodat alles op papier staat, dan dat je te kort door de bocht bent en een probleemklant hebt gekweekt.
