Regelmatig krijgen wij de vraag welke tools wij gebruiken bij het bouwen van WordPress websites. Daarnaast zien we ook op social media veel vragen voorbij komen welke tools er gebruikt worden of wat de ervaringen zijn van andere webdesigners om het proces voor het ontwikkelen van websites te stroomlijnen. 

In deze blog zullen we een aantal tools benoemen die wij gebruiken en een stukje uitleg erbij waarom we deze specifieke tool gebruiken. Het zijn niet alleen tools die je moet downloaden en installeren hoor. Je krijgt een overzicht van veelgebruikte tools, maar ook diverse handige websites die wij regelmatig gebruiken komen aan bod.

ClickUp projectmanagement

Afgelopen jaar zijn wij met meer mensen aan onze projecten gaan werken en liepen wij steeds vaker tegen de beperkingen van Trello aan.

Trello zelf is een perfect projectmanagementsysteem voor webdesigners. Daar schreven wij al eerder over en dat staat ook nog steeds. Alleen wel met de kanttekening dat het alleen efficiënt werkt als je alleen werkt. En daar liepen wij dus tegen de beperking aan.

Daarom hebben wij afgelopen jaar diverse systemen getest en uiteindelijk de keuze gemaakt voor ClickUp als ons projectmanagementsysteem. Wij zijn nu de nieuwe projecten aan het inrichten in ClickUp en kijken met het team regelmatig naar het systeem om de beste templates en automatiseringen in het systeem te kunnen maken.

clickup

Naast de projectplanning maken wij ook onze dagelijkse planning in dit systeem. Wekelijks verbeteren wij het systeem, tot op heden zijn wij zeer tevreden over het systeem en de bijbehorende support waar nodig.

Ons systeem is gekoppeld aan FreshDesk en daarnaast ook aan Yodeck, hierover later meer.

Meer informatie over ClickUp vind je hier.*

Integromat en ClickUp

Een eis voor ons was dat tickets die gemaakt worden via het support portal of via de e-mail automatisch als taak in ClickUp zouden verschijnen. In de voorfase van testen bleek dat dit niet rechtstreeks mogelijk was bij ClickUp maar wel door middel van een koppeling gebouwd via Integromat.

Integromat Op dit moment hebben wij een werkende 2-way koppeling tussen FreshDesk en ClickUp door middel van Integromat. Hiermee wordt er automatisch een taak in Clickup aangemaakt als er een nieuwe ticket aangemaakt wordt. Wijzigt er iets in de status van de ticket, dan wordt dit automatisch doorgevoerd naar ClickUp.

Wij hebben nog wel aantal wensen die op dit moment nog niet gerealiseerd kunnen worden, maar dit zijn puur verbeteringen op basis van het bestaande goed functionerende systeem.

Meer informatie over Integromat vind je hier.*

Yodeck

Een grote wens die waarschijnlijk ieder webdesignbureau heeft, net als iedere onderneming trouwens, is overzicht in de taken voor een dag of week. Wij kwamen hierbij uit op Yodeck, dit is een Raspberry Pi mini computer die je koppelt aan een televisiescherm.

Wij draaien op dit scherm een dashboard vanuit ClickUp* en een RSS-feed vanuit Freshdesk waarmee alle nieuwe tickets direct in beeld zijn op het televisiescherm dat wij aan de muur op kantoor opgehangen hebben. Deze hangt op zo’n hoogte dat het voor alle medewerkers direct zichtbaar is wie waarmee bezig is en wat nieuwe taken voor die dag zijn.

Meer informatie over Yodeck vind je hier.

Freshdesk support systeem

Voor onze helpdesk maken wij gebruik van Freshdesk, onderdeel van Freshworks. Deze keuze hebben wij vorig jaar gemaakt en die bevalt tot op de dag van vandaag heel erg goed. Onze klanten kunnen mailen naar het support e-mailadres, of ze kunnen rechtstreeks inloggen in het support portal om hun oude tickets te of de status van lopende tickets bekijken.

In de toekomst zouden we dit nog uit kunnen breiden met bijvoorbeeld support via WhatsApp, maar tot op dit moment hebben wij hier nog geen directe noodzaak voor gezien.

Freshdesk is zoals hierboven te lezen gekoppeld aan ClickUp om te zorgen dat we alle taken en vragen centraal verzamelen en hierop kunnen reageren.

Freshdesk van Lamper Design

Binnen Freshdesk hebben we nog een aantal automatiseringen om bijvoorbeeld bij urgente tickets direct een extra e-mail te sturen naar de eigenaar van de ticket. Daarnaast werken wij met een aantal standaard statussen die weer gekoppeld zijn aan de statussen in ClickUp. Ook hebben wij een automatisering ingebouwd in Freshdesk waardoor onze klanten voor WordPress onderhoud direct een tag krijgen zodat in het dashboard van ClickUp op de televisie zichtbaar is wat onderhoudsklanten zijn.

De gekoppelde kennisbank binnen Freshdesk gebruiken we ook veelvuldig. Zeker als een bepaalde vraag vaker voorkomt schrijven wij hiervoor een kennisbankartikel en delen dit met de vraagstellers.

Meer over Freshdesk vind je hier.

Adobe abonnementen

Vaak horen wij dat de Adobe abonnementen duur zijn. En dit ontkennen wij zeker niet. Per medewerker betaal je voor een licentie voor de hele Adobe suite op dit moment 69.99 euro per maand, exclusief BTW. Dit is zeker niet goedkoop, maar diverse andere geteste tools bieden niet het gebruiksgemak dat de Adobe Suite wel biedt. En tijd is ook simpelweg geld, dus wees niet bang te investeren in kwaliteit.

Een wijziging die wij afgelopen jaar doorgevoerd hebben is van losse licenties naar een bedrijfslicentie. Dit scheelt niets in de kosten, maar wel in het beheer van de licenties. Je krijgt één login voor al je licenties wat weer meer overzicht oplevert.

Meer over Adobe vind je hier.

Teamleader

Al een aantal jaren maken wij gebruik van Teamleader. Wij zijn gestart met het CRM-systeem, de facturatiemodule, de ticketingmodule en het projectmanagement. Op dit moment gebruiken wij alleen nog de CRM-module en de facturatiemodule. Het systeem is gekoppeld aan ons boekhoudprogramma van E-boekhouden door middel van de koppeling gebouwd door Combidesk.

Deze koppeling voldoet prima en het CRM-systeem werkt ook goed voor ons. De projectmanagement module is voor ons niet voldoende, deze voldoet niet aan onze wensen en ook het ticketsysteem is te beperkt.

Op onze website hebben wij een aantal Gravity Forms formulieren gemaakt waar onder andere nieuwe klanten zich aanmelden. Na het versturen van het formulier wordt er automatisch een bedrijf en een contactpersoon aangemaakt in ons CRM.

Meer informatie over Teamleader vind je hier.*

Zapier

Zapier gebruiken wij al langere tijd om de koppeling tussen Trello en Freshdesk te realiseren. Deze koppeling is op dit moment minder van belang zoals je in het begin van deze blog hebt kunnen lezen.

Waar gebruiken wij Zapier dan nog wel voor? Vanuit Freshdesk halen wij alle nieuwe tickets binnen en deze worden via Zapier omgezet naar een RSS-feed die zichtbaar is onderaan de monitor van Yodeck in ons kantoor. Helaas heeft Integromat deze optie nog niet dus hebben we van beide pakketten nog maandelijkse kosten. Hopelijk vervalt één van beiden in de toekomst omdat ze eigenlijk beiden hetzelfde doen, alleen met andere pakketten waaraan ze kunnen worden gekoppeld.

Meer over Zapier vind je hier.

Office 365

Een onmisbare schakel in ieder bedrijf is e-mail. Wij hebben ervoor gekozen om gebruik te maken van Office 365. Dit laten wij beheren door een extern bedrijf en we hebben hier dus verder geen omkijken naar.

Meer informatie over Office 365 vind je hier.

Kennisbank

Wij maken intern gebruik van een besloten kennisbank die draait op onze eigen omgeving. Deze is volledig afgesloten van alle andere systemen. Hier plaatsen wij veelgestelde vragen, veelgebruikte snippets voor WooCommerce webshops bijvoorbeeld maar ook licentiecodes van developer-licenties die wij in gebruik hebben.

https://1.envato.market/jKEr6

Het doel van deze kennisbank is om te voorkomen dat wij vaak hetzelfde probleem op moeten lossen en iedere medewerker zijn eigen oplossing moet gaan zoeken. Hiermee creëer je eenduidigheid naar iedereen in het bedrijf en daarnaast is het prettig als je een oplossing kunt hergebruiken.

Meer over de gebruikte WordPress plugin vind je hier.*

MainWP

De tool die we als één van de laatste gaan benoemen is eigenlijk een plaats in de top drie waard. Aangezien deze blog niet als een toplijst geschreven is maakt het in dit geval niet uit en zijn we blij dat je tot hier gekomen bent.

In deze tool beheren wij al de websites en webshops van onze klanten vanuit één centraal dashboard. Je kunt al beginnen met een volledig functionerende versie van MainWP zonder ook maar een euro te betalen. Wil je meer, dan heb je de Pro-variant nodig, hiervan is ook een lifetime-abonnement.

De voordelen van de betaalde versie zitten vooral in extensies die je kunt gebruiken. Wij maken gebruik van de Pro-variant om bijvoorbeeld plugins met instellingen direct uit te rollen op alle websites die wij beheren. Dit bespaart ons enorm veel tijd.

MainWP

Ook heb je in het dashboard van MainWP veel zaken inzichtelijk met pro addons, zoals bijvoorbeeld het aantal bezoekers, de Google Pagespeed van een website en nog veel meer. Daarnaast ontvangen onze onderhoudsklanten maandelijks een overzicht van de werkzaamheden aan hun website. Hier zorgt de client report-functie van MainWP voor.

Al onze klanten hebben in de backend van hun website een direct optie om een ticket aan te maken, dit is de branding add-on van MainWP die dit mogelijk maakt.

Kortom, beheer je een aantal websites dan is het absoluut aan te raden om deze tool te gebruiken.

Meer informatie over MainWP vind je hier.*

cPanel

Deze tool gebruiken wij dagelijks. Dit is eigenlijk niet echt een tool maar een besturingssysteem dat gebruikt wordt door veel hostingproviders. Wij vinden deze tool erg gebruiksvriendelijk en weten hier ondertussen goed onze weg in.

In onze WordPress kennisbank vind je ook een sectie over cPanel.

Meer informatie over cPanel vind je hier.

Veelgebruikte websites

Naast tools die je online of zelfs offline moet installeren zijn er zeker nog een aantal websites die wij regelmatig gebruiken. Het gaat te ver om deze allemaal te benoemen maar een aantal zullen wij hieronder voor je opsommen:

  • Screenfly, test je website op verschillende schermresoluties;
  • DNS Watch, deze gratis tool laat je zien of er mogelijk DNS problemen zijn;
  • Mail tester, de ultieme tool als jouw e-mails in de spam belanden;
  • ViewDNS, bekijk de historie qua DNS van een domeinnaam;
  • Redirect checker, bekijk of een redirect correct ingesteld is;
  • Coolors, heb je inspiratie nodig voor een kleurenpalet? Hier krijg je het gratis.

Heb jij aanvullingen? Laat het weten in een reactie zodat ook anderen hiervan kunnen profiteren.

Conclusie

Al met al een aardig arsenaal met tools die wij eigenlijk vrijwel dagelijks gebruiken, vinden wij zelf.

Wat hebben wij de afgelopen jaren geleerd? Dat je altijd goed moet testen of een tool voldoet aan je wensen. En daardoor nog belangrijker: zorg dat je een heldere wensenlijst hebt als je op zoek bent naar een nieuwe tool.

Spreek met elkaar een duidelijke testperiode af en ga ook intensief aan de slag met de tool op het moment dat je gaat testen. Als een tool voldoet wees dan ook niet bang om hierin te investeren. Om de maandelijkse kosten te beperken is het altijd raadzaam om na te vragen of er een jaarlijkse of zelfs een lifetime licentie beschikbaar is.

Op dit moment zijn wij aan het testen met de tool van WP FeedBack. Wij gebruiken het op dit moment bij twee projecten om te bekijken of dit past bij onze werkwijze en of het uiteindelijk een betere samenwerking met onze klanten op kan leveren.

Verder hebben wij niet direct nog tools op onze wensenlijst staan, het zal dit jaar meer neerkomen op het verder uitbouwen van de bestaande tools en het optimaliseren van onze processen.

Heb jij tools die je graag aan wilt raden? Laat het ons weten in een reactie. Wij zijn benieuwd naar jouw mening.