Projectmanagement met Trello

Projectmanagement met Trello, dat is toch alleen voor hele grote webdesignbureaus met een paar honderd klanten en alleen maar hele grote projecten? Jij hebt gewoon een e-mailadres en communiceert hiermee met jouw klanten. En ergens in je agenda houd je ook nog bij wanneer je deadlines zijn.

Heb je wel eens nagedacht hoeveel tijd jij kwijt bent aan het zoeken naar de juiste e-mails? Ook al is je mailbox ingedeeld in mappen op klantnaam en mogelijk hierin nog submappen. Hoe vaak heb jij tegen een klant moeten zeggen dat je de gestuurde informatie niet meer terug kon vinden met het verzoek of het nog een keer gestuurd kon worden? Dan heb ik het nog niet over de situaties waarbij je in één project als webdesigner samenwerkt met een ingehuurde programmeur, tekstschrijver en een grafisch vormgever.

Trello Projectmanagement

Hoe voorkom je de bovenstaande zaken? Hoe zorg je dat jij altijd het overzicht hebt en hiermee ook de andere partijen die betrokken zijn bij de ontwikkeling van een WordPress website?

In deze blog leg ik je graag uit hoe wij bij Lamper Design hiermee omgaan en waarom wij fan zijn van Trello. Vooraf wil ik alvast aangeven dat er diverse tools zijn die ongeveer hetzelfde bieden. Het zou te ver gaan om ze allemaal te beschrijven. Het is uiteraard ook vooral een kwestie van het juist inrichten van een tool voordat deze functioneert zoals jij het wilt.

Binnen Trello zijn enorm veel handige opties. Denk aan checklisten die je eenvoudig af kunt vinken, e-mail to board opties waardoor je snel zaken toe kunt voegen aan je borden zonder in te hoeven loggen.

Globale opzet van Trello

Eerst een korte algemene uitleg over Trello. Het is een systeem dat werkt met borden, lijsten en kaarten. Daarnaast is het nog handig om te weten wat het archief inhoudt.

  1. Board: Dit is een complete omgeving die jij voor je klant kunt aanmaken. Op een board maak je lijsten en in de lijsten kaarten. Je kunt zoveel borden aanmaken als je zelf wilt. (Demo op onderstaande afbeelding)
  2. Lijst: Een lijst is een rij met kaarten van bijvoorbeeld punten die nog open staan. (ToDo Lamper Design is bijvoorbeeld een lijst op de afbeelding)
  3. Kaart: Op een lijst maak je zoveel kaarten als het nodig is. Deze kaarten kun je verschuiven tussen de verschillende lijsten op een bord of archiveren. (Demo kaart 1 is een voorbeeld van een kaart)
Voorbeeld opzet Trello Board

Voorbeeld opzet board Trello

Hierboven vind je ook meteen de globale indeling die wij voor onze klanten opzetten en waar wij zelf mee werken. Is dit de meest ideale oplossing? Dit kan per klant verschillen. Het gaat om de basis, deze basis werkt voor ieder project. Ook als je geen websites maakt kun je op deze manier te allen tijde inzichtelijk maken voor jezelf, teamleden en klanten wat de status van verschillende actiepunten is. Oh nee, die haalde jij heel snel uit je mail toch 😉

Door gebruik te maken van de bovenstaande standaard structuur is het eenvoudig om een nieuw project toe te voegen aan ons Trello systeem want de opzet staat vast.

Als jij met Trello wilt gaan werken, zorg dan dat je ook voor jezelf een vaste structuur bedenkt. Waarom? Je voorkomt dat je per klant een andere layout van een board krijgt en dus eerst moet gaan zoeken op welk board iets terug te vinden is.

Extra tips voor het werken met Trello

Een goede basis is het bovenstaande board. Als je één board hebt is het vrij gemakkelijk om overzicht te houden op een project. Ik denk dat er op dit moment binnen mijn bedrijf gemiddeld dertig actieve borden zijn.

Voorbeeld Trello kaart

Voorbeeld Trello kaart

Hoe kun je dan nog het overzicht behouden? Daarom nog een paar extra tips:

  1. Gebruik de kaarten zoals bedoeld: Zet een titel in de titel van de kaart en niet de hele inhoud van je bericht. In onderstaande screenshot zie je een titel en de inhoud van een bericht. Regelmatig komt het voor dat mensen het volledige bericht in de titel plaatsen. Dit is niet handig voor het overzicht, je krijgt dan hele grote kaartjes. En het is lastig om erop te reageren. Maak dus een kaartje aan, vul een titel in en klik daarna op het kaartje om de inhoud aan te passen.
  2. Maak gebruik van taggen: Ik kan mij voorstellen dat je om efficiënt te kunnen werken niet de hele dag achter Trello zit. Hiervoor is een simpele functie in Trello ingebouwd: taggen. Hoe werkt het? Je maakt een nieuw kaartje, geeft dit een titel en zet in de inhoud je bericht. Ergens in de inhoud gebruik je @naamvandegenediejewilttaggen. Dit is de schermnaam van degene die je wilt bereiken. In het voorbeeld kan dit bijvoorbeeld @lamperdesign zijn. heb je een bericht dat je met meerdere mensen op het board wilt delen? Gebruik dan de functie @board. Degene die je tagt krijgt een notificatie binnen Trello, maar ook een e-mail. Deze e-mailnotificatie staat standaard aan, het is ook mogelijk deze uit te schakelen, al zou ik dit niet adviseren.
  3. Maak gebruik van kleurenlabels: Het is mogelijk om een kaart een gekleurd label mee te geven. Deze kun je ook weer toekennen als je in een kaart zit. Wij maken gebruik van een aantal kleuren; groen voor gereed, oranje voor feedback gevraagd, oranje voor in uitvoering. Dit kun je uiteraard per board aanpassen. Verder gebruiken wij op ons eigen planboard kleuren voor de medewerkers die hiermee bezig zijn/gaan.
  4. Volg een board: Ik vraag mijn klanten standaard om te taggen. Maar als je nog nooit met Trello gewerkt hebt kan ik mij voorstellen dat het taggen regelmatig vergeten wordt. Hiervoor is de oplossing dat je een board ‘volgt’. Onder de menu optie heb je meer instellingen. Hier kun je de functie ‘volgen’ aanklikken en dan ontvang je van iedere wijziging op een board standaard een bericht, met of zonder tag.
  5. Bestanden: Het is niet alleen mogelijk om tekst op de borden te plaatsen. Je kunt ook diverse bijlages koppelen aan een kaart. Wij gebruiken dit om de foto’s die we ontvangen, briefings, ontwerpen en teksten allemaal overzichtelijk onder elkaar te hebben op de lijst ‘bewaren’. Standaard kun je 10MB op een kaart plaatsen. Wil je meer? Dan moet je de Trello Gold uitbreiding nemen en heb je de mogelijkheid om tot 250MB per kaart te uploaden. De kosten hiervoor zijn ongeveer vijf euro per maand of vijftig euro per jaar.
Labels Trello Kaart

Opzet labels Trello

Als laatste nog de tip om één board leeg te laten en compleet in te richten. Waarom? Deze kun je bij een volgend project kopieren en ben je direct klaar. Dit scheelt dus tijd en voorkomt inconsistente borden.

Overzicht op je planning met Trello

Per klant heb je nu dus het overzicht geregeld in één board per klant. Maar hoe houd je nu overzicht op al je lopende projecten? Wij maken gebruik van één overzichtsboard waarin alle projecten genoemd staan waar wij op dit moment aan werken. Dit hebben wij verdeeld in dag, week, maand en wachtend op feedback. Alle taken die openstaan, groot en klein, hebben een eigen kaart. Op sommige kaarten zit een link naar het board van de klant als daar meer informatie te vinden is.

Kleurenlabels Trello

Voorbeeld Trello board met labels

Verder hebben wij Trello gekoppeld aan Zapier. Waarom? Je kunt hier Zaps maken die automatisch kaarten die aangemaakt worden kopiëren naar een ander board. In ons geval, zodra wij getagt worden in een ander board komt er automatisch een kopie van het kaartje op een lijst in ons planboard. Hiermee voorkom je dus dat je zaken mist. Als je veel borden gebruikt is het namelijk belangrijk dat je geen tags mist.

Trello koppelingen

Als je kiest voor de eerder genoemde Trello Gold kun je heel veel koppelingen maken. Standaard heb je al de mogelijkheid om één Powerup per kaart te gebruiken voor het kopieren van kaarten, automatische koppelingen aan bijvoorbeeld Slack, Asana of Dropbox, met de Gold edition krijg je er drie per kaart. Het gaat te ver om deze allemaal uit te schrijven, graag verwijs ik je hiervoor naar de website van Trello.

Kijk eens rustig rond bij de powerups, veel gebruikte functies door ons zijn de kalender optie, draw.io koppeling en dropbox. Je hebt de powerups niet direct nodig om Trello te kunnen gebruiken, het zijn uitbreidingen die je Trello ervaring nog beter kunnen maken.

Voor de duidelijkheid, je hebt dus geen betaalde variant nodig om te kunnen werken. Maar voor de prijs die je moet betalen zijn de voordelen wel vele malen groter dan de kosten.

Conclusie

Is Trello de beste projectmanagement tool? Dat antwoord kan ik niet voor jou geven. Maar het maakt het proces van het ontwerpen van een website of webshop in ieder geval een stuk gestructureerder dan het heen en weer e-mailen. Dat is in ieder geval iets wat zeker is.

Nog een voordeel van Trello is de eenvoud. Maak een bord, voeg de mensen toe die aan een project werken en je kunt van start. Zijn er dan geen nadelen? Het enige nadeel wat wij zien is dat je niet online bent en je word getagt. Dit kun je ondervangen door alle kaarten waar je op getagt wordt automatisch te kopieren naar een overzichtsboard. Maar dat is wel een valkuil waar je scherp op moet blijven.

Wij hebben ook getest met het Trello board weergeven op een groot scherm op kantoor. De tools die hiervoor in omloop zijn dat zijn allemaal betaalde tools. Wij hebben hier nog niet de juiste tool voor gevonden op dit moment die helemaal voldoet aan onze eisen. Maar dit is in onze ogen niet direct een nadeel maar meer een verbeterpunt.

Uiteraard is voor ieder project Trello in te zetten, in iedere doelgroep. Het is geen tool die speciaal voor webdesigners ontworpen is. Maak jij ook gebruik van Trello? Wat zijn jouw ervaringen? Heb je een aanvulling? Laat het ons weten door een reactie onder dit bericht achter te laten.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *