WordPress email komt niet aan? Hier is de oplossing.

Regelmatig zien wij in diverse Facebookgroepen voorbijkomen: “mijn e-mails vanuit WordPress of WooCommerce komen niet aan.” Denk hierbij aan een contactformulier dat nooit aankomt of de bevestiging van het formulier dat in het beste geval nog in de spamfolder komt van de ontvanger. Of een WooCommerce webshop waarvan de bestelbevestigingen nooit aankomen bij de klanten. Je kunt je voorstellen dat dit vervelend is, maar het kost jou als ondernemer ook veel tijd om al deze mensen alsnog te woord te staan en het probleem op te lossen.

Hoe kun je onderzoeken of de e-mail vanuit WordPress of WooCommerce wel verzonden is? En hoe kun je controleren of alles goed ingesteld staat om de e-mails te verzenden? Daarbij willen we jou in dit artikel graag helpen.

Er zijn een aantal standaard instellingen die helemaal los staan van jouw WordPress installatie die sowieso goed ingesteld moeten staan. Daarnaast kun je in WordPress nog verschillende plug-in toevoegen die de e-mails niet meer via WordPress gaat verzenden maar via jouw uitgaande mailserver gaat verzenden.

Stap voor stap leggen wij je uit wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat alle e-mails afgeleverd gaan worden. Wel zo prettig toch?

Controleer de SPF van jouw domein

Oké, gaan we meteen zo technisch worden? Helaas blijkt dat een groot deel van de providers deze heel belangrijke instelling niet op orde hebben bij hun domeinen.

Maar wat is SPF? Snel weer vergeten, maar SPF staat voor Sender Policy Framework. Hiermee wordt vastgesteld of de verzender van jouw e-mails (jouw website dus) wel toestemming heeft om een bericht via deze server te versturen.

De belangrijkste reden om SPF te gebruiken is het voorkomen van spam. Om SPF goed te laten werken moet er bij de DNS-instellingen van je domein extra informatie worden toegevoegd om te bewijzen dat dit domein via deze server mag versturen.

Hoe controleer je of de DNS van jouw domein voorzien is van de juiste SPF-instellingen? Daarvoor is een heel handige gratis tool van Mxtoolbox.com. Vul je domein in en doe de check.

Zie je geen SPF-records, dan is het tijd om aan de bel te trekken bij je hostingprovider of als je zelf technische kennis hebt het probleem in een paar minuten te tackelen.

Als je liever zelf aan de slag gaat en je hebt de technische kennis dan kun je jouw eigen records maken via deze website. Ons advies is om dit over te laten aan de hostingpartij om te voorkomen dat je e-mail helemaal niet meer werkt.

DKIM en DMARC instellen voor jouw domein

Naast SPF is het ook van belang om in ieder geval de DKIM goed ingesteld te hebben. Meer hierover vind je op deze blog van Transip.

Als laatste is het aan te raden om de DMARC van je domein goed in te stellen. Het gaat te ver om dit in detail uit te leggen.

Daarnaast raad ik je aan om contact met je hostingprovider op te nemen als deze zaken niet goed ingesteld staan, deze kan deze zaken veel sneller en beter instellen dan jij kunt. Dan kun jij je bezighouden met het runnen van je bedrijf.

Bovenstaande geldt natuurlijk niet alleen voor WordPress en WooCommerce, dit geldt voor ieder domein met wat voor software je ook gebruikt. Tot zover de nerd talk.

WordPress email via SMTP plug-in

Hoeveel omzet loop jij mis als de e-mails vanuit jouw WordPress website niet aankomen in jouw mailbox? Het minst erge is nog dat ze in je spamfolder komen, maar het kan ook voorkomen dat ze in het geheel niet afgeleverd worden. Dan loop je dus simpelweg aanvragen en mogelijk klanten mis.

Als je alles rondom je domein ingesteld hebt is de kans al veel kleiner dat je e-mail niet aankomt bij je klanten of bij jezelf.

Maar hoe kun je deze kans nog verder verkleinen? Door het installeren van een SMTP plug-in in je WordPress website of WooCommerce webshop.

Bijkomend voordeel hiervan is dat je ook controle hebt over de afzendergegevens. Als voorbeeld: de hostingservers van ons hebben namen als xx.servernaam.ve.mx.server.nl Het staat niet heel netjes als je klant mails ontvangt en dit ziet staan.

Dit voorkom je dus ook door een SMTP plug-in te gebruiken waar je deze gegevens aan kunt passen.

Beste SMTP plug-in voor WordPress?

Welke SMTP plugin moet je dan gebruiken, wat is de beste SMTP plug-in voor WordPress? Als je zoekt op ‘SMTP plugin’ komen er bergen plugins naar boven. Kijk in ieder geval naar drie zaken:

• wanneer is de plug-in voor het laatst bijgewerkt?
• wat zijn de ervaringen met de plug-in?
• hoe vaak is de plug-in geïnstalleerd?

Op basis hier van kun je een prima keuze maken voor de voor jou geschikte plug-in.

Vul in ieder geval de volgende velden in, een aantal spreekt voor zich:

• From E-mail: Het e-mailadres dat je als afzender wilt tonen
• From Name: De naam die je als afzender wilt tonen
• Mailer: Selecteer other SMTP
• SMPT Host: Vul hier de uitgaande SMTP mailserver in die je wilt gebruiken
• Encryption: In principe is TLS de hoogste beveiliging, werkt dit niet probeer dan SSL of None.
• SMPT Port: Afhankelijk van de bovenstaande gekozen encryptie is dit 25, 465 of 587. Bij twijfel, check dit bij je hostingprovider.
• Auto TLS: Alleen inschakelen als je bij encryption ook TLS gekozen hebt.
• Authentication: Gebruik je geen SSL of TLS dan kun je deze optie uit laten. Als je deze optie activeert krijg je twee extra invulvelden voor een gebruikersnaam en wachtwoord. Vul hier de gegevens in die horen bij het e-mailadres dat je wilt gebruiken om de mail te versturen.

Dit zijn alle opties die je nodig hebt om een goede connectie te maken met je SMTP e-mailserver. Let op dat je voor de veiligheid de onderstaande code toevoegt aan je wp-config bestand op je server. Het password dat hoort bij jouw inlog wordt anders namelijk in platte tekst opgeslagen in de database.

define( ‘WPMS_ON’, true );
define( ‘WPMS_SMTP_PASS’, ‘your_password’ );

Als je alle stappen goed ingevoerd hebt kun je de instellingen opslaan en naar het Email test tabblad gaan om jezelf een test e-mail te versturen. Mochten er fouten zijn dan worden deze weergegeven in de getoonde log.

E-mails komen toch nog niet aan?

Als je e-mails ondanks de bovenstaande SPF/DKIM instellingen nog steeds niet aankomen en de SMTP plug-in biedt ook geen oplossing dan heb je nog een laatste optie. Deze is helaas niet gratis maar is wel een oplossing die altijd werkt.

Er zijn meerdere mogelijkheden, maar wij maken zelf gebruik van de Postmarkapp. Dit is een extra dienst die je per maand betaalt. De kosten hiervoor zijn relatief laag: $ 10 per maand voor maximaal 10.000 e-mails.

Hoe werkt Postmark?

• Je installeert in je WordPress website een plug-in;
• Je maakt in Postmark een Sender Signature;
• Je voert in de website een API key in die je krijgt in het Postmark dashboard.

Heb je wel eens berekend wat het jou kost als je een aanvraag via een contactformulier op jouw WordPress website niet ontvangt? Of hoeveel tijd het jou per maand kost om teleurgestelde klanten te woord te staan? Kost jouw tijd geen geld?

Conclusie

Het is een vraag die wij dagelijks voorbij zien komen. Het niet correct instellen van de e-mail hosting gebeurt helaas niet alleen bij low-budget hostingproviders.

Check daarom bij deze eenmalig of alles correct ingesteld staat. Mocht het niet goed ingesteld staan dan wil dit namelijk niet zeggen dat je helemaal geen mail ontvangt. Alleen iedere gemiste mail is er één te veel. Dus voorkom dit en dubbelcheck alle gegevens.

Nog een laatste test die we je als tip mee kunnen geven, de gratis test van Mail-Tester.com.

Stuur een test e-mail en krijg een volledige rapportage met mogelijke verbeterpunten.

Heb jij nog andere opties om de mailafhandeling te optimaliseren of problemen op te lossen? Laat het ons weten in een reactie.